Pobieranie Faktur Zakupowych z KSeF do Excela

Q: Jak działa pobieranie faktur zakupowych z KSeF?

W programie kSoftware Faktury wybierasz rok oraz miesiąc rozliczeniowy i klikasz przycisk 'Pobierz faktury z KSeF'. System za pomocą tokena autoryzacyjnego łączy się z serwerami Ministerstwa Finansów i importuje wszystkie faktury wystawione na Twój NIP przez kontrahentów.

Q: Czy mogę opisać fakturę kosztową przed wysłaniem do księgowej?

Tak! Każda faktura zakupowa posiada pole 'Opis faktury', w którym możesz wprowadzić adnotację dotyczącą zakupu (np. 'zakup materiałów do zlecenia X', 'paliwo do auta służbowego'). Wprowadzony opis trafia do dedykowanej kolumny w pliku Excel.

Q: W jakiej formie księgowa otrzymuje koszty?

Program generuje przejrzysty arkusz kalkulacyjny Excel (.xlsx) zawierający datę wystawienia, numer faktury, oficjalny numer KSeF, NIP i dane sprzedawcy, kwoty netto, VAT i brutto oraz Twój opis. Zestawienie możesz wysłać mailem bezpośrednio z aplikacji.

Wyzwanie KSeF

Co zmienia się w fakturach kosztowych po wejściu KSeF?

W tradycyjnym modelu kontrahenci przesyłali faktury kosztowe w plikach PDF mailem lub w wersji papierowej. Po wejściu obowiązkowego KSeF faktury zakupowe nie będą już trafiały na Twoją skrzynkę mailową – znajdą się wyłącznie w centralnym repozytorium Ministerstwa Finansów.

Wielu przedsiębiorców i biur rachunkowych zadaje sobie pytanie: jak wygodnie przekazać koszty księgowej, skoro nie ma już tradycyjnych PDF-ów od dostawców?

Rozwiązanie kSoftware: Nasz system pobiera wszystkie faktury kosztowe z KSeF na Twój NIP, pozwala je opisać i wygenerować gotowy plik Excel z bezpośrednią wysyłką do księgowej!

Struktura zestawienia Excel dla księgowej Format .XLSX

Wystawiono	Numer	Numer KSeF	Sprzedawca	Brutto	Opis faktury
2026-01-10	1/2026	8381011334-20260110...	Hurtownia Materiałów	1 230,00 zł	Materiały do biura
2026-01-15	FV/458/01	5252873410-20260115...	Stacja Paliw Sp. z o.o.	340,50 zł	Paliwo auto służbowe
2026-01-20	12/K/2026	1182049281-20260120...	Dostawca Internetu	150,00 zł	Internet światłowód

Wysyłka zestawienia prosto na e-mail Twojego biura rachunkowego

Jak wygląda obieg kosztów w kSoftware Faktury?

Tylko 4 proste kroki, które zamieniają uciążliwe rozliczanie kosztów w kilkuminutową czynność

1. Pobierz z KSeF

Wybierz miesiąc i kliknij „Pobierz faktury z KSeF”. Program natychmiast importuje wszystkie faktury wystawione na Twój NIP.

2. Podgląd dokumentu

Przejrzyj pozycje faktury w trybie uproszczonym lub pobierz oryginalny plik PDF zgodny z urzędowym szablonem KSeF.

3. Dodaj opis kosztu

Wpisz w polu „Opis faktury” cel zakupu lub kategorię księgową (np. projekt, inwestycja, bieżące koszty).

4. Wyślij do księgowej

Kliknij „Wyślij faktury” – gotowe zestawienie w formacie Excel trafi bezpośrednio na skrzynkę e-mail Twojej księgowości.

Usprawnij zarządzanie kosztami w swojej firmie już dziś

Zarejestruj się bezpłatnie i testuj wszystkie funkcje programu kSoftware Faktury przez 14 dni bez podawania karty płatniczej.

Wypróbuj 14 dni za darmo Sprawdź plany abonamentowe

Pełna zgodność z KSeF 2026 • Eksport do Excela • Błyskawiczna konfiguracja

Pobieranie faktur zakupowych z KSeF do Excela